Det ett program inte kan veta
Bankraden visar vem som fick pengarna och hur mycket. Fyra saker vet bara du, hur bra förslagen än är.
- Vem köpet var till för. Företaget, du själv, eller båda till en del.
- Vad köpet var. En dator och en kurs kan kosta lika mycket och komma från samma butik.
- Att underlaget är rätt. Rätt dokument, för rätt köp, med samma belopp som banken.
- Att allt kom med. Kontanter, köp du betalade privat åt företaget och fakturor som ännu inte är betalda syns inte på bankraden.
Det lagen kräver, vem eller vad som än gjorde förslaget
Reglerna gäller bokföringen, oavsett vem som tog fram förslaget. De två sista punkterna handlar om programmet självt.
- Ansvaret. Ett aktiebolag är bokföringsskyldigt (2 kap. 1 §), och en enskild näringsidkare är det för sin näringsverksamhet (2 kap. 6 §). Företaget svarar för att affärshändelserna bokförs löpande, i tur och ordning medan året går. Det svarar också för att verifikationer finns och att räkenskapsinformationen bevaras, alltså verifikationerna, bokföringen och annat som hör till den (4 kap. 1 §). Ett avtal om arkivering, till exempel med en programleverantör, tar aldrig ansvaret för arkiveringen från företaget, skriver Bokföringsnämnden.
- Tiden. Bokföringsnämndens allmänna råd ger mer tid för annat än kontanter: 50 dagar efter månadens slut. Ett företag med en årlig nettoomsättning på normalt högst tre miljoner kronor får vänta till 50 dagar efter kvartalet. Villkoret är att verifikationerna hålls i ordning under tiden (punkt 3.5 till 3.7).
- Verifikationen. Den ska visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den gäller, beloppet och motparten. Ett verifikationsnummer eller ett annat tecken kopplar den till den bokförda posten (5 kap. 7 §).
- Rättelsen. Den ska ange när den gjordes och av vem, och den gamla posten ska gå att se som rättad (5 kap. 5 §). I ett datorbaserat system är rättelsen en ny post med egen verifikation (punkt 2.17 och 2.18).
- Systemdokumentationen. Lagen kräver en beskrivning av hur bokföringssystemet är organiserat och uppbyggt (5 kap. 11 §). Ändrar en regel i programmet konto eller belopp av sig själv, eller skapar den nya poster, ska beskrivningen ta upp regeln (punkt 9.9). Står regeln i programmets manual räcker en hänvisning, men då blir manualen en del av det som ska sparas (kommentar till punkt 9.10).
- Behandlingshistoriken. Den ska göra det möjligt att följa hur varje post har behandlats (5 kap. 11 §). I den syns vilka poster som har lagts in och vilken dag (punkt 9.16).
Där förslagen går fel, och hur du ser det
Tre fall där svaret inte står på bankraden, så att ett program lätt föreslår fel.
Köp från utlandet
En tjänst från ett utländskt företag, till exempel en annons, ett abonnemang eller en molntjänst, kommer oftast utan svensk moms. Då är det som huvudregel du som köpare som räknar ut och redovisar den svenska momsen, i din egen momsdeklaration. Är företaget inte momsregistrerat ska det registrera sig för köpet.
Har säljaren tagit ut sitt lands moms, som på ett hotell eller en restaurang utomlands, redovisar du ingen svensk moms. Står det ingen moms alls på fakturan räknar du som köpare ut den svenska momsen.
Vid köp från ett annat EU-land lämnar du ditt VAT-nummer, momsregistreringsnumret, till säljaren. Säljaren fakturerar då utan moms. En tjänst från ett annat EU-land står i ruta 21, en numrerad rad i momsdeklarationen, och från ett land utanför EU i ruta 22. Varor från ett EU-land står i ruta 20. Varor utanför EU är import och redovisas på annat sätt. Momsen du räknar fram står i någon av rutorna 30 till 32, oftast med 25 procent. Hör köpet till den del av verksamheten som har moms drar du normalt av samma belopp i ruta 48.
Så ser du felet: fakturan har ingen svensk moms, men förslaget drar av moms som vid ett svenskt köp. Eller så saknas den utgående momsen, den svenska moms du själv ska redovisa, helt. Titta på säljarens land på fakturan.
Privata köp på företagets kort
På bankraden ser ett privat köp ut som vilket köp som helst. Momsen på en vara eller tjänst du använder privat får inte dras av, skriver Skatteverket. I en enskild firma blir köpet ett eget uttag (bokföringslagen 1 kap. 2 §). I ett aktiebolag betalar du tillbaka beloppet till bolaget.
Så ser du felet: förslaget gör ditt eget köp till en kostnad för företaget, med avdragen moms. Ändra förslaget innan du godkänner det.
Kvitton som ska delas
Ett kvitto kan ha flera momssatser. Skatteverkets exempel är ett kafé. Kaffet och fikabrödet som äts på plats har 12 procent moms, limpan som kunden tar med sig 6 procent sedan 1 april 2026. Ett köp kan också vara delvis privat. Då får bara företagets del av momsen dras av, och du gör själv en rimlig fördelning.
Så ser du felet: lägg ihop momsen på förslagets rader och jämför med kvittot, sats för sats.
Fem frågor till ett program innan du väljer det
- Ser jag kvittot eller fakturan bredvid förslaget när jag ska godkänna det?
- Vad gör programmet med en rad det inte kan avgöra: gissar det, eller frågar det mig?
- Kan en rad bli bokförd utan att någon har godkänt den, och hur ser jag i så fall vilka?
- Hur rättar jag en låst verifikation, och går originalet att läsa efteråt?
- Var beskrivs programmets regler, och följer behandlingshistoriken med när jag tar ut bokföringen?
Så går bankraden genom Astrid Go
Programmet är vårt eget. Så ser de fem stegen ut i Astrid Go.
- Raden kommer in. Företagskontot kopplas med BankID, och hos de flesta banker förnyar du kopplingen var 180:e dag. Konton i kronor hämtas, med nya transaktioner flera gånger om dagen. Varje transaktion sparas som banken lämnade den och syns på verifikationen under Från banken.
- Underlaget. I Astrid Go läser Astrid leverantören, datumet, beloppet och momsen från kvittot. En koppling till bankraden görs bara när det inte finns någon tvekan om vilken betalning kvittot hör till. Originalet sparas innan Astrid läser det.
- Förslaget. För de flesta bankrader i kronor tar Astrid fram ett förslag på konto och moms. Går raden inte att avgöra får den inget konto. Du får en fråga om vad betalningen var, och ditt svar ger raden ett förslag.
- Godkännandet. I Granska står underlaget bredvid förslaget, med hela verifikationen och momsrutorna ovanför Godkänn. Raden bokförs när du klickar. De förslag Astrid är säkrast på märks Hög träffsäkerhet. Efter ditt första godkännande kan du ta upp till 100 av dem med Godkänn alla.
- Månaden stängs. När månaden är klar stänger du den under Stäng månaden. Innan månaden stängs frågar sidan om något från månaden inte syns i banken, till exempel köp du betalade privat. En stängd månad tar inte emot nya bokningar förrän den öppnas igen.
Astrid lagrar bokföringen i Sverige. Go går att prova gratis i 14 dagar.
Astrid Go: 1 068 kr första året. Eller 249 kr/mån utan bindningstid. Exkl. moms.